As perdas ocorrem devido a problemas na conciliação de pagamentos. Ao ano, o prejuízo pode alcançar R$ 12,8 bilhões. Entenda como resolver esse problema

Crédito ou débito? Essa pergunta, repetida centenas de vezes ao dia em supermercados de todo o Brasil, simboliza o momento final da compra. Mas nem tudo está resolvido quando a transação é aprovada e o cliente retira o cartão da máquina de pagamento. Depois disso, o supermercado precisa certificar-se de que todos os valores vendidos foram creditados em conta, descontadas apenas as taxas realmente acordadas com as empresas adquirentes. Essa verificação é a chamada conciliação das vendas no cartão, um trabalho fundamental, mas para o qual muitos varejistas ainda não dão a devida importância.

Estima-se que 3% da receita mensal do varejo pode ser perdida por equívocos e falhas nos sistemas das operadoras de cartões, de acordo com informações da Concil, empresa especializada em conciliação contábil e de cartão. Isso significa que, em um ano, o autosserviço alimentar perde em torno de R$ 12,8 bilhões. Leonardo Campelo, CEO e fundador da Concil, conta que o principal erro é justamente não conciliar. "Ouvimos muitos varejistas com o discurso de que confiam nas adquirentes e, por isso, não enxergam a necessidade de fazer a conciliação. Nós costumamos dizer que também acreditamos nas adquirentes, afinal, elas não erram propositalmente, como muitos acreditam. Os erros acontecem pela complexidade do processamento", afirma.

Nada menos do que 78% dos varejistas clientes da Concil encontram divergências em taxas administrativas quando iniciam um processo de conciliação. É muito dinheiro desperdiçado. E os problemas não se resumem à cobrança diferente daquelas acordadas. Em muitos casos, essas taxas foram definidas há tanto tempo, que o supermercado (por desorganização) sequer se lembra do percentual exato descontado a cada transação ou confunde a taxa cobrada por uma adquirente com a de outra. Em outras palavras, trabalha com uma estimativa e, na prática, tem um valor maior descontado, sem que isso seja um erro. Ocorrem também casos em que a loja contratou, lá atrás, serviços como a antecipação de recebíveis e jamais o cancelou. Com isso, continua pagando mesmo não precisando mais receber antes do prazo. Em um setor com margens tão apertadas, todas essas situações causam forte impacto nos resultados.

Dado o volume de vendas realizado em cartão por qualquer supermercado, o ideal é que se automatize o processo para obter uma conciliação confiável e que realmente ajude a estancar os erros e prejuízos. Para isso, há diversos sistemas disponíveis no mercado. A Concil é uma das empresas que prestam esse serviço. Sua solução de conciliação de cartão, que pode ser contratada remotamente, automatiza todo o processo, validando as vendas feitas com cartão, os pagamentos realizados pelas adquirentes e os recebimentos bancários. O sistema recebe as informações financeiras disponibilizadas pela adquirente e reporta para a plataforma diariamente ou, no máximo, a cada dois dias. O próprio sistema aplica as taxas e calcula o valor correto a ser recebido. Com isso, é mais fácil identificar divergências e descobrir situações como cancelamentos não informados e até fraudes, comuns principalmente nas vendas online. A rastreabilidade da venda é feita de forma rápida e detalhada. O cliente recebe login e senha para ter acesso às informações via web e também mobile, por meio do aplicativo. Informações que precisariam ser buscadas em meio a um grande relatório consolidado no portal da empresa adquirente passam a ser oferecidas de forma clara, podendo ser acessadas pelo supermercadista de qualquer lugar.

O CEO da Concil afirma que, já no primeiro mês, cerca de 90% dos problemas são resolvidos. Mesmo assim, recomenda-se manter o sistema de conciliação, já que, segundo a empresa, há um razoável índice de reincidência nas divergências de taxa, podendo ocorrer ao menos uma vez a cada três meses. "Em 99% dos casos de problemas identificados, a adquirente reconhece o erro", diz. Até o final de 2016, a Concil acumulava em sua base de clientes mais de R$ 35 milhões recuperados por meio de conciliação. Quem contrata sua tecnologia paga uma mensalidade. Há planos a partir de R$ 106, mas o custo é proporcional à quantidade de transações em cartão. Por isso, o mais importante é avaliar a relação custo-benefício.

Benefícios vão além do controle de riscos

Mais do que conferir se os pagamentos estão sendo feitos corretamente, a conciliação automatizada permite uma verdadeira gestão financeira das vendas por meio de cartões, uma vez que os relatórios gerados possibilitam que o supermercado analise melhor o perfil das vendas pagas em cartão de débito e crédito. Fica mais simples, por exemplo: escolher qual máquina privilegiar de acordo com as taxas cobradas por cada adquirente; definir metas para vendas em débito e crédito; observar se as opções de parcelamento oferecidas são realmente vantajosas, além, é claro, de verificar quais taxas precisam ser renegociadas. No fim das contas, uma boa conciliação traz oportunidades de elevar as margens do supermercado.

Entender o perfil das vendas em cartão É uma das vantagens de automatizar o processo de conciliação

78% identificam problemas ao iniciar conciliação