Há muita confusão sobre o significado desses termos. Tire suas dúvidas
KPI (Key Performance Indicator), os famosos Indicadores-Chave de Desempenho ou OKR (Objectives and Key Results), são acrônimos de três letras usados por inúmeras organizações do planeta. Entretanto, para uma gestão voltada para a inovação com tantos atributos impactando no raciocínio mercadológico matricial em que estamos inseridos, faz-se necessário que as pessoas questionem a diferença entre OKR x KPIs. O desafio é que "KPI" pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes, o que torna esta discussão um tanto oportuna.

Ao longo dos meus 22 anos de experiência mercadológica fazendo gestão de inovação na indústria e varejo, já experimentei inúmeras maneiras diferentes de refletir sobre este tema e finalmente encontrei uma que parece ter ressonância com as demandas do mundo moderno.

A primeira questão em relação a este assunto que você precisa entender é que o OKR é um sistema que obriga a separar o que realmente importa do resto e a definir prioridades claras. Para fazer isso, você precisa aprender a dizer "não". Pois se tudo for prioridade, na realidade, nada será.

Essa abordagem é um afastamento significativo da maneira como muitas organizações rastreiam os resultados. As empresas costumam ter uma reunião mensal em que os funcionários consultam KPIs página após página, em um exercício entorpecedor que pode durar horas. Há tanta coisa acontecendo que os funcionários perdem de vista o que é importante. Mas o que acontece na realidade é que eles estão se afogando em um mar de métricas e prioridades conflitantes.

Neste sentido, precisamos ter claro que não podemos esquecer a definição do "K". A letra "K" em KPI e OKR significa "chave". Devem ser poucas, as mais importantes. O uso de KPIs deveria forçar as empresas a separar o que realmente importa (os principais indicadores) dos demais fatores, mas muitas pessoas esquecem isso. Se você possui 30 "KPIs", na realidade não possui nenhum - apenas indicadores.

É por isso que nos OKRs limitamos o número de Resultados Principais. Um projeto deve ter apenas um objetivo em um determinado período de tempo, com idealmente até cinco Resultados Principais.

Por outro lado, é importante deixar claro também que os OKRs não são também sobre rastrear tudo o que você faz. Caso contrário, os OKRs da empresa teriam que incluir os principais resultados para manter as luzes acesas, limpar o escritório e etc.

Uma excelente maneira de entender a diferença entre seus OKRs e o trabalho cotidiano é pensar nos objetivos que você tem em sua vida pessoal: você pode economizar dinheiro para uma viagem, passar mais tempo com sua família ou perder peso. Aposto que comprar mantimentos não é um dos seus objetivos, mas você ainda precisa fazê-los. E se suas idas ao supermercado começarem a ocupar tanto tempo que começarão a prejudicar seus objetivos pessoais? Então você precisará mudar a maneira como os desempenha.

Quando as pessoas dizem que não conseguem atingir os OKRs porque o trabalho diário atrapalha, é porque elas não entenderam. Os bons OKRs te obrigam a reavaliar atividades de baixa prioridade ou sem valor agregado, além de reduzi-las, automatizá-las ou terceirizá-las para que você possa se concentrar no que realmente importa.

OKR é sobre a criação de mudanças sustentáveis com foco em desempenho eficaz. Isso significa que simplesmente utilizar um sistema para produzir uma melhoria temporária não é suficiente. Os OKRs focam em mudar comportamentos, sistemas, ferramentas ou processos para que você possa desenvolver novos e melhores níveis de desempenho.

A pergunta em relação as análises de OKR é: "Se todas as áreas de nossa empresa continuarem em seu nível atual de desempenho, quais áreas que as mudanças trarão maior impacto?"

Para definir OKRs relevantes, você deve avaliar os diferentes aspectos do seu negócio e identificar aqueles em que uma mudança no desempenho teria maior impacto. O que acontece quando uma métrica / KPI que não está em seus OKRs começa a se afastar da tendência anterior? Então você precisa agir de acordo com isso e pode até precisar incluí-la nos OKRs para garantir que volte ao local onde deveria estar. E se algo estiver instável, você pode criar um OKR para voltar ao "estado estacionário". Para entender como fazer isso na prática, vamos fazer uma viagem.

Imagine que você quer fazer uma viagem. A primeira coisa que você precisa decidir é para onde deseja ir, portanto, use um guia de viagem e escolha viajar de carro de São Paulo para o Rio de Janeiro. Depois de decidir onde você quer ir, entre no carro e insira o destino no seu GPS, que o ajudará a rastrear se você está no caminho certo.

Por fim, enquanto você dirige para o destino escolhido, seu carro também possui um painel que rastreia muitas outras métricas e informa, por exemplo, a quantidade de combustível que você possui. Desde que os mostradores no painel estejam dentro de certos limites, você não se importa com eles. O que importa é chegar onde você deseja estar. Mas se o seu painel mostrar que você está ficando sem combustível, precisará ajustar o curso e encontrar um posto de gasolina.

Essa analogia é uma ótima maneira de entender a diferença entre estratégia, OKRs e monitoramento de KPIs.

Estratégia: É o processo de decidir seu destino. Isso ajuda a você decidir para onde deseja ir.

OKR: É o seu GPS, ou seja, o sistema de navegação do seu carro. Ele ajudará você a rastrear se você estiver no caminho certo e, se necessário, corrigir o curso. E, assim como um GPS, o OKR não ajuda você a decidir o destino, nem a formular sua estratégia.

KPIs: São os mostradores no painel do seu carro. Eles informam se tudo está correto.

Por fim, o sucesso só é comprovado quando os comportamentos mudam e você não precisa mais incluir esse tópico nos seus OKRs. Tudo o que você precisa é de um rigor básico de negócios para garantir que nada esteja caindo. Mas o mais importante é quando todos na organização entendem o porquê dos OKRs.

*Juan Pablo D. Boeira é CPO do Innovation Center, Mestre e Doutorando em Design Estratégico e Inovação pela UNISINOS e Professor de Inovação e Tópicos Avançados de Marketing na UNISINOS E ESPM